Arşiv Neden Ofiste Durmamalı?
Bir muhasebe bürosunda ya da hukuk bürosunda dolapların yarısı, her yıl yalnızca birkaç kez açılan eski dosyalarla doludur. Ofisin m²’si çalışmak için kiralanır; aynı alanı yıllarca koli bekletmek için kullanmak, depo m²’sinin kat kat üzerinde bir maliyet demektir. Arşivi ayrı bir depoya almak hem ofiste yer açar hem de dosyaların su baskını, tadilat ya da taşınma sırasında zarar görme riskini azaltır.
Ankara Kiralık Depo’da arşiviniz size ayrılmış, kilitli bir odada durur. Kolileriniz başka bir firmanın eşyasıyla karışmaz, anahtar sizde kalır.
Kimler Arşiv Deposu Kullanır?
- Mali müşavirlik ve muhasebe büroları: Müşteri defterleri, beyanname ekleri ve bordro dosyaları.
- Avukatlık ve hukuk büroları: Kapanmış dava dosyaları ve sözleşme asılları.
- Klinikler ve sağlık kuruluşları: Saklama süresi dolmamış kâğıt kayıtlar.
- Mühendislik ve mimarlık ofisleri: Proje çizimleri, ruhsat ve hakediş dosyaları.
- Şirketler, dernekler ve vakıflar: Personel dosyaları, faturalar ve yönetim kurulu kayıtları.
Belgeleri Ne Kadar Saklamanız Gerekir?
Saklama süresi belgenin türüne göre değişir. Aşağıdaki süreler genel çerçevedir; kendi durumunuz için mali müşavirinize ya da avukatınıza danışın.
| Belge | Dayanak | Süre |
|---|---|---|
| Ticari defterler, envanter, bilanço, ticari mektuplar | Türk Ticaret Kanunu md. 82 | 10 yıl |
| Vergi kayıtları ve belgeleri | Vergi Usul Kanunu md. 253 | 5 yıl |
| Sigortalı ve işyeri kayıtları | 5510 sayılı Kanun md. 86 | 10 yıl |
Süreler, belgenin ait olduğu yılı izleyen takvim yılından itibaren işler. Yani 2026 yılına ait bir faturanın vergi açısından saklama süresi 2031 sonunda dolar. Bu yüzden arşiv kısa süreli bir ihtiyaç değildir; çoğu firma için yıllarca süren, her yıl biraz daha büyüyen bir alandır.
Kaç Koli İçin Kaç m² Gerekir?
Standart bir arşiv kolisinin taban alanı yaklaşık 0,12 m²’dir. Koliler zemine temas etmeyecek şekilde paletin üstüne ve 5 kat yükseklikte dizildiğinde 1 m²’ye yaklaşık 40 koli sığar. Aylık bedel m² başına 750 ₺’dir (KDV hariç).
| Koli Sayısı | Gereken Alan | Aylık Bedel |
|---|---|---|
| 80 koliye kadar | 2 m² | 1.500 ₺ |
| 80–160 koli | 4 m² | 3.000 ₺ |
| 160–320 koli | 8 m² | 6.000 ₺ |
| 320 koli ve üzeri | Teklif ile | Teklif ile |
Kolileri dosyaya ulaşacağınız şekilde dizmek için bir geçiş payı bırakmak gerekir; kesin ölçüyü koli sayınızı öğrenince birlikte belirliyoruz. Uzun süreli anlaşmalarda m² başına aylık ücret düşer.
Arşivi Depoya Hazırlamak: 5 Adım
- Ayıklayın. Saklama süresi dolmuş belgeleri depoya taşımayın; yer ve para kaybıdır.
- Aynı tip koli kullanın. Kapaklı, aynı ölçüde arşiv kolileri üst üste güvenle dizilir ve ezilmez.
- Her koliyi etiketleyin. Ön yüze yıl, birim ve içerik; köşeye de saklama süresinin dolacağı yılı yazın.
- Bir envanter listesi tutun. Koli numarası ve içeriğini basit bir tabloya geçirin. Aradığınız dosya hangi kolide, depoya gelmeden bilirsiniz.
- Ağır kolileri alta koyun. Sık açılacak yılları ön sıraya, en eski yılları arkaya yerleştirin.
Gizlilik ve Kişisel Veriler
Arşivlerin çoğu müşteri, hasta ya da çalışan bilgisi içerir; yani KVKK kapsamındadır. Bu belgeleri ortak bir alanda değil, yalnızca sizin açabildiğiniz kilitli bir odada saklamak, erişimi kontrol altında tutmanın en basit yoludur. Koliler bizim tarafımızdan açılmaz; odaya kimlerin girebileceğini siz belirlersiniz. Tesis gece gündüz kamerayla izlenir.
Nem: Kâğıdın En Büyük Düşmanı
Bodrum katlarda ve havalandırılmayan odalarda tutulan dosyalar birkaç yıl içinde sararır, mürekkep dağılır, küf kokusu sinmeye başlar. Alanlarımız nem ve rutubete karşı korunur; koliler zemine temas etmeyecek şekilde yerleştirilir. Böylece 10 yıl sonra açtığınız dosya, koyduğunuz gün nasılsa öyle çıkar.
Kolileri Biz Alabiliriz
Ofisinizden kolilerin alınması için nakliye ekibimizi gönderebiliriz. Ankara’nın tüm ilçelerinden alım yapıyoruz; kat ve asansör durumunu sorduğunuzda fiyatı netleştiriyoruz.